Ефективност на организационната структура и функции. Координация.

Ефективността на организационната структура се определя от няколко изисквания:

1. Наличие на добре осъзната и формулирана цел.
2. Простота на организационната структура (да е по-семпла и ясна, да е позната на персонала, за да знае всеки към кого да се обръща).
3. Точност на пълномощията и отговорностите (всеки да си знае задълженията). За целта тряб-ва да има информираност по отношение на това, което касае постигането на целите. Информацията трябва да протича както от ръководството към персонала, така и обратно (осигуряване на обратна връзка за ръководството).
4. Да не се допуска двойно командване (всеки работещ да получава нареждания само от един началник).
5. Всеки ръководител не бива да работи с повече от 7-9 души, за да може да обхваща по-добре тяхната дейност, да се информира и да ги контролира. Броят на звената в структурата също не трябва да е много голям.

   Функциите на ръководството и отделните служби да са точно определени и координирани. Координацията и най-висшата отговорност се осъществяват от топ-управлението (висшето ръководство) на организацията.

Организирането на дейността във фирми и организации предполага и наличието на няколко функции:

1. Прогнозиране.
2. Планиране (с оглед целта и условията).
3. Организиране на дейността.
4. Контрол върху изпълнението.
5. Оценка.
6. Стимулиране.

   За изпълнението на всички тези функции е необходима компетентност на целия персонал, информация и координация между всички звена, изпълняващи функцията.

Координацията е слаба, когато:

• целите са недостатъчно съгласувани;
• отсъства синхрон (допуска се реализиране на цели, които не са в хармония с общата цел);
• задълженията не са точно обозначени;
• контролът е неефективен (и няма последствия при нарушения);
• съществуват неразрешими конфликти между звена и личности, заемащи възлови места в управлението (не си предават информация, лъжат се, имат свои лични цели и пр.);

Координацията се осъществява чрез специално обучени хора при точни инструкции, организационни оперативни планове, в които се уточнява как се приема информацията (на каква периодичност), как се осъществява контролът и какво следва от него.